Preguntas frecuentes
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¿Cuáles son los modelos de actas y documentos activos en el servicio? Sociedades comerciales
Entidades sin ánimo de lucro
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¿Cómo identifico el documento que debo utilizar? A: Identifique el método o la forma cómo se tomó la decisión
B: Identifique el acto: Naturaleza del acto que desea registrar
Sociedades comerciales
Entidades sin ánimo de lucro
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¿Qué diferencia hay entre acta y un documento privado? El acta es un documento que por Ley es auténtico por sí mismo, esto quiere decir, que con la emisión y la firma estampada sobre el documento hay una presunción de su origen y es suficiente para su inscripción.
Tenga en cuenta que serán el presidente y el secretario de la reunión (el primero en su calidad de moderador de la sesión y el segundo en su calidad de apoyo administrativo en el desarrollo de la reunión) quienes con su firma dan fe de la validez y veracidad del acta.
El acta al ser inscrita en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro se convierte en un documento público y cualquier falsedad que se alegue sobre la misma, podrá ser evaluada por la justicia penal (fiscalía y juzgados penales), quienes determinarán si quienes firmaron el documento incurrieron en algún delito por generar una falsedad en documento público.
El documento privado es un escrito suscrito por su otorgante y no es auténtico por sí mismo, por lo tanto, cuando su emisor dispone de sus derechos en el documento (Ejemplo: Cuando se compromete a vender algún bien – como lo sería el establecimiento de comercio – o cuando se compromete a aportar de su patrimonio para constituir una sociedad) este documento además de ser firmado, debe ser reconocido ante notario o ser presentado personalmente ante el secretario de la cámara de comercio (con lo que se verificará que su emisor en efecto sea quien dice estar en el documento).
Por las características expuestas, para las sociedades comerciales los certificados de aumento de capital suscrito y/o pagados, emitidos por un revisor fiscal (o contador en caso que la sociedad no esté obligada a tener esta figura) solo deben presentarse con la firma del documento.
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¿Qué debo tener en cuenta al momento de diligenciar un acta o documento privado (diferente al documento de constitución)? Tenga los estatutos de su sociedad o entidad, ya que este documento contiene las “reglas de juego” con las que se desarrolla la reunión o se debe tomar determinada decisión.
Estas reglas se refieren a:
Cómo, cuándo, dónde y qué prerrequisitos deben cumplirse para que los socios puedan reunirse en una Junta de Socios o en una Asamblea de Accionistas o para que los fundadores o asociados puedan reunirse en una Asamblea de Asociados o Fundadores.
Si los estatutos indican que el representante legal debe ser nombrado por la Junta Directiva o Consejo de Administración (sin dar clara y expresa potestad a otro órgano), será únicamente la Junta Directiva o el Consejo de Administración el competente para emitir esta decisión, sin dar cabida a otros órganos como la Asamblea de Accionistas, Asamblea de Asociados o Fundadores.
Los estatutos hacen parte del contrato y como tal son ley para las partes que lo firmaron y aceptaron participar en la sociedad o entidad bajo esas “reglas de juego”.
Si los estatutos presentan un vacío sobre algún tema, será la legislación comercial (Código de Comercio para sociedades comerciales y ley 1258 de 2008 para sociedades por acciones simplificadas (SAS)) las que con su normatividad suplan las reglas que deben aplicarse en el caso que se esté tratando en la sociedad. Para el caso de las entidades sin ánimo de lucro, será la legislación aplicable para cada una (Código Civil, Ley 79 de 1988 y demás normas que las regulen).
La Cámara de Comercio como autoridad administrativa de los Registros Públicos, revisará formalmente que el acta contenga claros, expresos y sin lugar a interpretación, los datos que muestren el cumplimiento de las reglas expresadas en los estatutos.
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¿Qué criterios debo tener en cuenta para diligenciar mi modelo de acta o documento? Tenga en cuenta:
Sea claro y preciso, la información que usted suministre no puede dar cabida a la interpretación y debe contener literalmente las “reglas de juego” establecidas en los estatutos.
El modelo de acta se basa en los requisitos mínimos exigidos por el Código de Comercio (Artículo 189) y está planteado para que le permita inscribir algunos de los actos sujetos a registro expuestos en este documento (punto 1).
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¿Qué debo tener en cuenta al momento de diligenciar la constitución de una SAS? El modelo establecido se basa en los requisitos mínimos y básicos establecidos por la Ley 1258 de 2008, con los que es posible su inscripción en el registro mercantil.
No obstante, por las ventajas establecidas en esta Ley, las sociedades por acciones simplificadas tienen una flexibilidad jurídica que les permite regularse libremente y ajustar sus estatutos de acuerdo a las necesidades de su negocio.
Por lo tanto, no debe entenderse el estatuto planteado como una regla única y de estricta normatividad estatutaria para la SAS.
La sociedad puede tomar como base el modelo que presentamos y ampliarlo en los términos que estime conveniente. No olvide que para poder constituirse en una sociedad de este estilo, es necesario que cumpla con los requisitos del artículo 5 de la Ley 1258 de 2008.
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¿Qué debo tener en cuenta al momento de diligenciar la constitución de una entidad sin ánimo de lucro? El modelo establecido se basa en los requisitos mínimos y básicos establecidos por el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995, con los que es posible su inscripción en el registro de entidades sin ánimo de lucro. No debe entenderse el estatuto planteado como una regla única y de estricta normatividad estatutaria.
La entidad puede tomar como base el modelo que presentamos y ampliarlo en los términos que estime conveniente. Tenga en cuenta que para poder constituirse en una entidad sin ánimo de lucro, es necesario que cumpla con los requisitos del artículo 40 del Decreto 2150 de 1995.