En octubre de 2019 se realizó en las instalaciones de la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB), el Segundo Simposio Internacional de Redes logísticas en Salud, evento organizado por la Fundación Santafé de Bogotá y la Facultad de Administración de la Universidad de los Andes, en colaboración con la Secretaría de Salud de Bogotá (SDS), la Entidad Asesora de Gestión Administrativa y Técnica de la SDS y la iniciativa Cluster de Salud liderada por la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB)

El objetivo del simposio fue el de compartir las vivencias prácticas y académicas de lo que es la gestión de los insumos en las redes de salud, por esto es importante empezar con definir una red en salud, desde el punto de vista logístico o una red logística en salud.

A continuación, se presentan los principales aspectos discutidos durante este simposio, empezando por la definición de redes logísticas, cómo estas se llevan al contexto de la salud, se hablará de las actividades logísticas en salud y cómo la tecnología apoya la función logística.

Redes Logísticas

Según el Consejo de Profesionales en Gestión de la Cadena de Suministro, la logística es el proceso de planificación, implementación y procedimientos de control para el transporte y almacenamiento eficiente y efectivo de bienes, incluidos los servicios, y la información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el fin de cumplir con los requisitos del cliente. Esta definición incluye movimientos entrante, saliente y movimientos internos y externos. . Esto significa que la gestión logística involucra actividades a todo nivel de planeación, de lo estratégico a lo operativo, así como la integración de las actividades logísticas con otras funciones de la organización (finanzas, mercadeo, fabricación, tecnología). 

Lo anterior implica que una red logística es la secuencia de organizaciones u operaciones que trabajan juntas con el objetivo de generar un bien o prestar un servicio, desde el diseño hasta la entrega de este y su recuperación.
Para definir una red logística en salud, es importen tener en cuenta las características que debe tener la prestación de servicios de salud; este debe ser seguro, efectivo, centrado en el paciente, oportuno, eficiente e igualitario. En consecuencia, una red logística en salud es el conjunto de organizaciones que se requiere coordinar para la prestación de servicios de salud, de manera tal que se cumplan las características antes enumeradas. En consecuencia, las operaciones logísticas en redes de salud, no solo se limita a aquellas actividades directamente relacionadas con el servicio dentro del hospital, la prestación del servicio y las operaciones logísticas implicadas, van más allá.

Dado que el servicio debe ser centrado en paciente, esto implica la coordinación, no solo de diferentes servicios de salud, también la coordinación de los suministros para proveerlos y de todos los servicios adicionales al de salud que se deben prestar; esto es, alimentación, limpieza, atención domiciliaria, transporte inter e intrahospitalario, entre muchas otras más.
Entonces una red logística en salud es el conjunto de organizaciones y actividades, relacionadas directa e indirectamente con el servicio, que se requieren para tener un paciente saludable a lo largo de la vida de este. Es así como al interior de una red logística en salud es necesario coordinar desde los recursos médicos (físicos y humanos), hasta los servicios de alimentación, limpieza, transporte intra e interhospitalario, entre otros, de manera que se haga un uso eficiente de los recursos.

Redes regionales para la prestación de servicios de salud

El anterior gobierno de la ciudad de Bogotá, teniendo como propósito la prestación de un servicio oportuno y enfocado en la optimización de las operaciones de abastecimiento y suministro; restructuró la red pública de prestación de servicios de salud. Se cambió de un modelo, que se podría llamar federalista, a uno centralista.
Mediante el decreto 641 del 6 de abril de 2016 del Consejo de Bogotá, se fusionaron las Empresas Sociales del Estado (ESE) en cuatro Subredes Integradas de Servicios de Salud. Esta fusión tiene como objeto, que en cada subred se debe prestar de servicios integrados de salud para todos los niveles de complejidad. De esta manera, se piensa en cada subred como la unidad que, en conjunto, debe garantizar los servicios que los pacientes requieran. Adicionalmente, se puede hacer un uso eficiente de recursos, considerando que no es necesario que, en caso extremo, un único hospital preste todos los servicios, pues estos se deben garantizar en el conjunto de Instituciones que pertenecen a la subred.
Con el mismo acuerdo, se crea la Entidad Asesora de Gestión Administrativa y Técnica (EAGAT) con la función de desarrollar las actividades logísticas y no misionales, involucrados en la prestación de servicios de salud. Dentro de las labores de la EAGAT, definidas en el decreto, se encuentra: (i) identificar las mejores prácticas administrativas del sector, (ii) asesorar y dar pautas para el proceso de compras conjuntas, (iii) asesorar los procesos de facturación, agendamiento electrónico de citas, referencia y contra referencia, (iv) asesorar los procesos de integración tecnológica entre las diferentes ESE que componen cada subred, entre otros.
Los anteriores cuatro puntos, hacen referencia a aspectos fundamentales y ampliamente tratados en las redes logísticas, estos son: el uso de tecnología, la optimización de recursos mediante la colaboración y la cooperación entre los diferentes actores de la red, y la implementación de grupos de compra para incrementar el poder negociador con los proveedores.
Por otro lado, esta iniciativa de reorganización de la red, responden a la popular frase de “zapatero a tus zapatos”, en donde gracias a la EAGAT, cada subred se podrá concentrar en proveer servicios de salud, que es, en términos de administración, el core de su labor.
Es muy importante anotar, que estas prácticas de tercerización, son ampliamente usadas en los sistemas de producción de bienes en son de una gran aceptación en la gestión de cadenas de suministro, de hecho, existen empresas dedicas a la prestación de servicios logísticos, empresas conocidas como 3PL (third part logistics).

Otras actividades logísticas

Una de las principales funciones logísticas al interior de las redes de salud es la gestión de inventarios, función que involucra: Planeación de la demanda de (Dispositivos médicos, medicamentos, reactivos de Laboratorio y patología, papelería, dotación, materiales de mantenimiento, aseo entre otros), Gestión de Compra, Recepción técnica de los mismos, almacenamiento, atención a órdenes, distribución y dispensación. El cierre de la operación está dado por la logística inversa que involucra a clientes internos y externos.
Estas funciones permiten una atención oportuna y de calidad que tienen como objeto contribuir a los desenlaces clínicos de los pacientes.
De la misma manera como las prácticas logísticas usadas en otros sectores, han sido adaptadas para la prestación de servicios en salud, el uso de tecnologías puede ser un catalizador para mejorar el uso de recursos del sistema. Por ejemplo, en el sector del menudeo, la gestión manejo y tecnología bodegas son de las actividades fundamentales de este sector y en las cuales se debe centrar la eficiencia de estos sistemas. Estas prácticas son completamente adaptables al contexto hospitalario, es así como el uso de robots o más sencillo, el uso de dobles cajones puede facilitar el picking y la revisión continua de inventarios.

El uso de la tecnología en las redes logísticas en Salud 

En lo referente a la tecnología de la información para el sector salud y, teniendo en cuenta que estamos en medio de la cuarta revolución industrial, es necesario hablar del hospital 4.0, el cual se basa en sistemas ciberfísicos que gestionan varios dispositivos y componentes de software, permitiendo el intercambio de la información que se incluye en los registros médicos. Esto es una manera de poner la tecnología al servicio del paciente.
En cuanto a estas tecnologías se puede hablar del registro médico electrónico, la telesalud y la telemedicina, la mSalud y la estandarización e interoperabilidad.

Actualmente el Ministerio de Salud y Protección Social está implementando un plan para uniformizar la información médica en todo el país y de esta manera dar continuidad al tratamiento del paciente facilitando así la transición a la era digital.
Todas estas tendencias tecnológicas, vienen a apoyar directamente la actividad logística. Por ejemplo, la estandarización e interoperabilidad es un apoyo a la operación de las redes de salud, en el sentido que es más fácil compartir inventarios y establecer políticas conjuntas de pedidos, de manera que se reduzcan los riegos por desabastos. Da la misma manera, la trazabilidad de los equipos, recursos y medicamentos se pude visualizar en tiempo real, de modo que la asignación de recursos y espacios se puede hacer de manera rápida y efectiva.

Pese al escenario optimista que se presenta ante el uso de las tecnologías en el sector salud, existen múltiples retos que es necesario considerar. El primero de ellos es la visibilidad de las operaciones desde y hacia el paciente, lo que implica es que se debe hacer un trabajo integrado entre las prácticas médicas, las operaciones hospitalarias y las actividades logísticas, de manera que se definan protocolos y rutas de trabajo involucrando todas las perspectivas.

El segundo reto es el establecer una relación basada en la confianza entre los actores involucrados de manera que se compartan las prácticas que se están implementando en cada eslabón de la red, y poder optimizar el uso de recursos compartidos. 

El superar los dos anteriores lleva al tercero que es la unificación de la información, de manera que se puedan construir modelos predictivos basados en la tecnología.

Finalmente, el último reto, que debería ser el primero es el de ponerse “manos a la obra” en el repensar nuestro sistema como una red en la que existe cooperación y colaboración para la gestión y manejo de los recursos físicos, humanos, tecnológicos y de información.

Escrito por:
Nubia Velasco, profesora asociada, directora de Doctorado en Administración, Faculta de Administración de la Universidad de Los Andes.
Elvira Pulido, Jefe Departamento de Logística del Hospital Universitario Fundación Santa Fe de Bogotá